Acessar o Sistema

Para ingressar no Portal do Coordenador, o usuário deverá primeiramente acessar o endereço eletrônico onde está publicado o sistema (link disponível em: https://master.fapex.org.br/portalcoordenador) e inserir e-mail e senha nos campos indicados:

Primeiro Acesso

Caso esteja conectando pela primeira vez no novo portal do coordenador, siga os seguintes passos:

• Clique em "Seu 1º acesso? Clique aqui":

  

• Digite o seu CPF e sua Data de Nascimento, após isso verifique seu email:

  

• Você receberá um email, informando que solicitou acesso ao portal, com sua senha temporária que poderá alterada a qualquer momento dentro do sistema e um texto escrito "Confirmar acesso":

  

  Ao clicar em "Confirmar acesso" e caso todos os dados estejam em conformidade, o usuário estará ativo.

• Por fim, a tela será redirecionada para à página de login. Digite seu email e cole a senha que recebeu no email no campo "Sua senha":

  

Pronto, você já está acessando o novo portal do coordenador!

Esqueci Minha Senha

Caso o sistema não reconheça a identidade do usuário, irá mostrar a mensagem informando o erro ao logar no portal. Prontamente, o usuário poderá requisitar redefinição de senha:

O procedimento será parecido com o primeiro acesso, onde será enviado um e-mail com a nova senha.

Acessar Sistema Antigo

Após o login no novo sistema, é necessário ir ao canto superior direito, onde estará o nome do usuário que foi logado e clicar em cima:

Mais opções surgiram abaixo, clique em "Antigo Portal":

Abrirá a tela de login do antigo sistema, onde poderá ser normalmente (tanto o usuário e a senha serão as mesmas que já eram usadas e diferentes do login e senha do novo sistema). Nesse portal, apenas poderá prestar conta e consultar as solicitações realizadas até o dia 30/06/2024:

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Introdução

A preocupação com a gestão da qualidade é algo que tem acompanhado a evolução e transformação dos negócios das organizações empresariais, assim como das fundações de apoio à pesquisa. É muito recorrente a gestão de qualidade começar mais direcionada aos produtos e processos e, posteriormente, voltar-se para outras questões, como o atendimento a processos internos. Diante da necessidade de observar de maneira eficaz os diversos aspectos dos pontos agora citados, o Portal do Coordenador surge como um software de gestão dos recursos de gerenciamento de projetos. O sistema possibilita aos seus usuários uma facilidade maior de interação com o analista do projeto devido às funcionalidades de notificação, assim como transparência nas solicitações e maior direcionamento das mesmas. Com a integração do portal do coordenador com o sistema SAPRO, ficam mais ágeis os processos de validação e resposta das solicitações. A fim de simplificar ainda mais as solicitações cadastradas, existe a possibilidade de edição, assim como reenvio de determinadas solicitações, de forma prática, facilitando o processo cansativo de solicitações à mão e preenchimentos repetitivos de formulários. Este manual tem como finalidade guiar os usuários na utilização do sistema para maior aplicabilidade e simplicidade no manuseio da plataforma. São apresentados os pontos-chaves e procedimentos necessários na gerência de projetos e de suas solicitações de forma detalhada, empregando o uso de ilustrações para melhor transparência das atividades. Contudo, o sucesso da implantação deste importante sistema depende da participação e colaboração dos usuários.

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Funcionalidades

1. Realizar solicitações para um determinado projeto, sejam elas de passagem, diária, reembolso, adiantamento, entre outras.
2. Consultar as solicitações.
3. Acompanhar os status das solicitações.
4. Prestar Contas das solicitações.
5. Cadastrar usuários para realizar as solicitações.
6. Visualizar relatórios do projeto.

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Benefícios Esperados

1. Maior efetividade no gerenciamento dos gastos de um projeto.
2. Automatização de processos inerentes à gestão.
3. Geração de relatórios para auxiliar e acompanhar projetos, solicitações e outros.
4. Controle do ciclo de vida dos recursos de um projeto.
5. Planejamento orçamentário eficaz.
6. Maior satisfação dos clientes.
7. Processos mais fluidos.
8. Maior comprometimento por parte dos colaboradores.
9. Redução do retrabalho (menos custos e maior celeridade).

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Tela de Apresentação

Abaixo segue a tela de apresentação do Portal do Coordenador. A página inicial exibe ferramentas importantes, como o feed de notícias à direita, o menu lateral de navegação para as funcionalidades do portal à esquerda, e no centro traz informações dos projetos vinculados ao usuário, assim como suas solicitações.

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Menu Lateral

Oferece funções de navegação para: configurações de usuários, solicitações, consultas para detalhar informações e, em certos casos, editá-las. Também permitindo a impressão de relatórios, quando disponíveis. Inclui algumas funções operacionais e financeiras, como a ferramenta para calcular serviços, que foi incorporada ao nosso portal proveniente dos serviços do site FAPEX.

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Menu Superior

No menu superior são mostrado itens como informações sobre a desenvolvedora do portal do coordenador, a Computação Brasil (CB), o útimo acesso e o usuario logado. O usuário ao clicar no ícone:

• será guiado em um tour pelo sistema
• terá acesso a este manual
• terá mais informações sobre a fapex
• poderá colocar no modo noturno

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Feed de Notícias

O Feed de Notícias é uma lista de notícias do site da FAPEX - link disponível: https://www.fapex.org.br/Fapex/Site/Principal/Noticia/index - trazida à página inicial do Portal. Essas notícias são divididas por categoria, data e título. Clicando em "ler mais", o usuário será redirecionado para a página da notícia, visualizando-a de forma completa:

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Listagem de Projetos

Exibe todos os projetos que o usuário está vinculado, mostrando o número e o nome do projeto, assim como um botão que exibe o relatório do mesmo. Como pode ser visto na figura abaixo.

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Listagem de Solicitações

Exibe, no máximo, as 10 últimas solicitações com seus dados: número do projeto, número da solicitação, tipo da solicitação, data da solicitação, número de protocólo (se ela já possuir), seu status no projeto e um botão para consultar a solicitação, como é mostrado no exemplo abaixo.

Ao clicar no símbolo de redirecionamento (circulado na imagem abaixo) o usuário será levado para a tela de detalhamento da solicitação. Caso o símbolo esteja cinza(apagado), significa que a solicitação não possui opção de detalhamento, por exemplo, a contratação de CLT.

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Usuário

Em “Usuários”, no menu lateral, através dos subitens “Consultar” e “Vincular” o coordenador poderá acessar o cadastro de usuários, os seus projetos vinculados e também visualizar o todos os usuários cadastrados nos projetos que o coordenador tem acesso.

Esta sessão encontra-se no menu lateral.

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Vínculos do Usuário

Ao clicar em "Vincular Projetos" no menu de "Usuários", há o redirecionamento para a tela de "Vínculos do Usuário" onde é possível vincular um usuário a um projeto clicando em "Usuário Existente" ou "Novo Usuário":

Clicando em "Usuário Existente" é necessário informar o CPF ou o email do usuário desejado nos campos de filtro:

Caso o usuário não exista ou os dados tenham sido inseridos incorretamente, aparecerá uma mensagem na tela e um formulário para cadastar um novo usuário - esta seção também estará presente ao clicar em "Novo Usuário", em "Vínculos do Usuário" - como nas imagens abaixo:

Caso já exista, aparecerão os dados do usuário e o botão de "Avançar", que levará a próxima etapa.

Em seguida, selecione o projeto desejado e clique em "Vincular":

Abaixo, nessa tela, é possível observar quais projetos estão selecionados. Para ir à próxima etapa clique em confimar:

Na próxima tela, é possível visualizar um resumo da operação, clique em "Confirmar" se estiver tudo correto:

Por fim, aparecerá na tela uma mensagem de confirmação da operação:

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Consultar Usuário

Ao clicar na opção "Consultar usuários" a tela é conduzida para "Usuários Cadastrados", onde é possível visualizar todos os usuários cadastrados e editá-los ao clicar no botão de edição, na coluna ações:

A seguinte página será apresentada:

Nela é possível ver os dados do usuário e realizar algumas operações, como:

Controlar Notificações do Usuário

Essa operação permite definir por onde o usuário irá receber as notificações das movimentações referentes ao projeto no qual está vinculado, podendo ser por E-mail, pelo aplicativo do Portal do Coordenador ou por ambos:

Informações Sobre os Projetos Correlacionados

Essa área na tela permite ver alguns dados dos projeto e o status do usuário nele. Na coluna de "Ações", é possível mudar esse status em "Ativar", caso o usuário esteja inativo, ou "Inativar", caso esteja ativo.

Ao clicar no botão, aparecerá uma mensagem na tela pedindo a confirmação da operação:

Ao clicar em "Sim", aparecerá uma mensagem confirmando a mudança de status do usuário:

Para mudar o status para inativo é o mesmo procedimento, diferindo apenas nome e cor do botão:

Ao final da página, haverá o botão para salvar as alterações:

Por fim, aparecerá uma mensagem confirmando as edições:

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Beneficiários

No menu lateral, há uma área reservada aos "Beneficiários". Ao clicar, aparecerão as opções de "Cadastrar" e "Consultar":

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Cadastrar Beneficiário

Ao clicar na opção "Cadastrar", a tela é encaminhada à página de "Cadastrar Beneficiário", onde é necessário selecionar o projeto e o subprojeto e clicar em "Selecionar" para prosseguir.

A tela será direcionada para "Cadastrar Beneficiário" onde deve ser informado ou o CPF ou o Passaporte do beneficiário - caso o útimo seja escolhido não será possível gerar o link para o pré-cadastro:

As duas opções disponíveis são:

Botão de "Cadastrar"

Ao clicar, caso o beneficiário já exista, será apresentada a opção de vincular este beneficiário ao projeto espeficado anteriormente:

Caso não exista, a tela será redirecionada para um formulário onde todos os campos que estiverem com o asterisco vermelho (*) são obrigatórios como nas figuras abaixo:

Caso o beneficiário seja servidor público, torna-se obrigatório especificar a esfera e se é discente ou docente:

Ao preencher todos os dados, clique no botão "Cadastrar":

Por fim, irá aparecer uma mensagem de "Sucesso" na tela:

Botão de "Gerar Link"

Outra opção para cadastrar o beneficiário, é clicar em "Gerar Link" (opção exclusiva para beneficiários com CPF informado), onde irá ser realizado um pré-cadastro do beneficiário. Ao selecionar a opção, a tela será encaminhada para uma ficha na qual devem ser inseridos os alguns dados prévios, como na figura baixo, onde todos os campos com asterisco vermelho (*) são obrigatórios.

Após preenhcer a ficha, clique em "Enviar":

Aparecerá uma mensagem na tela confirmando a operação de pré-cadastro do beneficiário:

Ao realizar essa operação o beneficiário ainda não foi cadastrado de fato. Para efetivar o cadastro são necessárias outras etapas, mostradas a seguir:

Para o e-mail informado na ficha, será enviado o link para a finalização do cadastro pelo endereço de "mensagens@fapex.org.br". Clique no link "Pré-Cadastrar":

A tela será direcionada para "Cadastro", onde o beneficiário deverá inserir o CPF, data de nascimento e clicar em "Verificar".

Após isso, aparecerá um formulário de cadastro (que irá ser diferente para cada finalidade), como nas imagens abaixo, onde todos os campos com asterisco vermelho (*) são obrigatórios.

Por fim, clique em "Cadastrar":

Após isso, aparecerá uma mensagem de "Sucesso" na tela, confirmando a operação.

Concluindo, não será possível realizar mais nenhuma ação referente ao pré-cadastro.

A partir disso, o coordenador ou algum outro usuário, irá revisar o formulário preenchido e mudar o status do pré-cadastro de "Cadastrado" para "Rejeitado" ou "Aprovado". Essa operação estará na opção de "Consultar Pré-cadastro", no mesmo menu de beneficiário (opção que será detalhada mais à frente), ao clicar no botão detalhar na coluna "Ações":

Nos botões circulados na imagem abaixo, é possível baixar os comprovantes bancários e de residência.

No fim da página, aparecerão os botões referentes as ações de "Aprovar" ou "Rejeitar" o formulário:

Clicando em "Rejeitar", aparecerá uma mensagem para confirmar a execução da operação, como na imagem abaixo. Para concluir, clique em "Sim".

Após isso, o status irá mudar para "Rejeitado" e o usuário receberá um e-mail com o resultado:

Para fazer novamente o pré-cadastro desse beneficiário rejeitado, será necessário realizar todo o procedimento já mostrado anteriormente.

Clicando em "Aprovar", aparecerá uma mensagem para confirmar a execução da operação, como na imagem abaixo. Para concluir, clique em "Sim".

Após isso, o status irá muda para "Aprovado" e o cadastro do beneficiário no projeto estará concluido.

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Consultar Beneficiários e Pré-Cadastro

Ao clicar em "Consultar", redireciona a tela à página "O que deseja consultar", onde haverá duas opções:

Consultar Beneficiário

Ao clicar na opção "Consultar Beneficiário", a tela será encaminhada para a página "Consultar Beneficiários Cadastrados", onde é possível visualizar todos os beneficiários cadastrados e realizar algumas ações.

Ao clicar no botão circulado em vermelho, a tela é direcionada para a página "Detalhamento de Beneficiários", onde é possivel ver os dados do beneficiário escolhido e editar-los clicando em "Editar", como nas imagens abaixo:

Ao clicar em "Editar", a tela será redirecionada para uma página de "Edição de Beneficiário".

Importante ressaltar que a tela de edição pode ser acessada diretamente clicando no ícone de editar, ciculado em verde, na tela "Consultar Beneficiário". Aqui é possível realizar edições e salvar alterações clicando no botão "SALVAR ALTERAÇÕES".

Por fim, aparecerá uma mensagem confirmando o sucesso da edição:

Consultar Pré-cadastro

O pré-cadastro pode ter 4 status:

• SOLICITADO: Quando o coordenador ou usuário gera o link e ele é mandado para o e-mail do beneficiário;
• CADASTRADO: Quando o beneficiário já preencheu o formulário com os dados e terminou o cadastro;
• APROVADO: Quando o coordenador ou usuário aprova o cadastro do beneficiário;
• REPROVADO: Quando o coordenador ou usuário reprova o cadastro do beneficiário.

Ao clicar na opção "Consultar Pré-cadastro", a tela será encaminhada à página de "Consultar Pré-Cadastros", onde é possível visualizar todos os pré-cadastros realizados em ordem alfabética e também detalhar a operação clicando no botão detalhar na coluna "Ações":

Ao clicar, a tela será conduzida à pagina de "Detalhamento de Pré-Cadastro", onde é possivel ver todos os dados inseridos pelo beneficiário no formulário, podendo "Aprovar" ou "Reprovar" caso status esteja como "CADASTRADO" (passo a passo descrito na página anterior no tópico "Botão 'Gerar Link'").

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Solicitações

Todas as solicitações têm características em comum:

• Número do projeto em que foi gerada;
• O número da solicitação;
• O tipo da solicitação:
  • Adiantamento de recursos;
  • Compras;
  • Compras de Passagem;
  • Pagamento de diárias.
• A data da solicitação;
• O número do protocolo (se possuir, caso contrário, estará escrito "Não gerado");
• O status da solicitação.

Status da Solicitação

Os seis status possíveis para a solicitação são:

• SOLICITADO: quando o coordenador ou outro usuário faz alguma solicitação, passível de edição até o status mudar;
• RECEBIDO: quando o analista recebe e detalha a solicitação pelo SAPRO;
• LIBERADO: quando o analista libera a solicitação e ela será analisada pela prestação de contas (com exceção da solicitação de compra, que não tem prestação de conta e permanecerá como "LIBERADO");
• DEVOLVIDO: quando o analista devolve a solicitação por ter algum erro. Ao coordenador cabe editar a solicitação para correção do erro, após isso o status volta para "SOLICITADO";
• CANCELADO: quando o coordenador cancela a solicitação (só é possível se o status for "SOLICITADO"), fazendo com que ela não chegue no analista;
• FINALIZADO: ao prestar conta da solicitação, o status muda para "FINALIZADO".

Fazer Solicitações

Para realizar alguma solicitação, é necessário ir para o tipo da solicitação que deseja no menu lateral e selecionar a opção "Solicitar":

Em seguida, a tela será encaminhada à página, comum a todos os tipos de solicitação, para selecionar o projeto e o sub-projeto que se deseja solicitar algo e clicar em "Selecionar":

Após isso, a tela será direcionada para o formulário específico do tipo da solicitação. Depois de solicitado, as telas serão conduzidas para a tela de detalhar a solicitação. Procedimento de solicitar explicado na página a seguir.

Ao finalizar todos os procedimentos adequados para cada tipo, aparecerá no final uma mensagem de "Sucesso":

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Solicitar Adiantamento

Para solicitar um adiantamento é necessário preencher o formulário, mostrado nas figuras abaixo:

Ao clicar em "Selecione o Beneficiário" e escolher a pessoa, como nas figuras abaixo, os campos referentes aos dados dele serão preenchidos automáticamente.

Nos últimos campos, é necessário justificar, resumidamente, o motivo da solicitação e o valor, como no exemplo abaixo:

Depois de inserir todos os dados, é necessário clicar em "Solicitar":

Caso o valor do adiantamento passe de R$ 1000,00 (mil reais), aparecerá um erro na tela ao clicar no botão:

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Solicitar Diária

Para solicitar uma diária é necessário preencher o formulário, mostrado na figura abaixo:

Ao clicar em "Selecione o Beneficiário" e escolher a pessoa, como nas figuras abaixo, os campos referentes aos dados dele serão preenchidos automáticamente.

No campo 2, é necessário inserir todos os dados da diária:

No campo 3, é necessário inserir os dados referentes ao período de diárias:

Quanto a opção de "Taxa de Deslocamento", se marcada "Sim", será acrescentado automáticamente R$ 95,00 (noventa e cinco reais) ao valor total, caso marcado "Não", nada será acrescentado, como nos exemplos abaixo:

Para calcular o valor total, é necessário clicar em "Calcular":

Por fim, clique em "Solicitar" para solicitar a diária:

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Solicitar Compras

Para solicitar compras é necessário preencher o formulário:

No campo "Selecione a Rubrica", é possível selecionar a rubrica presente no sub-projeto do projeto selecionado, como na figura abaixo. A partir dela que virá a autorização para comprar os itens, ou seja, apenas os produtos referentes as rubricas presentes no projeto poderão ser comprados (isso será configurado no SAPRO ao criar o projeto).

Ao selecionar, o formulário ganha os campos para inserir os dados necessários para a compra.

No campo "Selecione o produto", aparecerá os itens referentes à rubrica escolhida:

Ao selecionar, automáticamente a "Natureza de Depesa" é preenchida em função do item selecionado. Há diversos tipos de natureza de despesa, em suma ela é uma forma de organizar as compras, fazendo com que apenas os tipos de itens disponíveis pela rubrica do projeto possam ser comprados.

Para escolher a quantidade do produto, é necessário clicar em "Selecione o produto", no campo de "Unidade". Em seguida, no campo de "Quantidade", digite a quantidade que precisará comprar, como nas figuras abaixo:

Logo após, é necessário escrever a "Descrição Complementar" da compra, como no exemplo abaixo:

Opcionalmente, pode ser adicionado um link da internet do produto desejado como referência para a compra no campo de "Link de referência", como no exemplo abaixo:

Por fim, é necessário clicar em "Adicionar Item" para finalizar o preenchimento dos dados do item, como na figura abaixo:

Para adicionar mais itens, é necessário repetir todo o procedimento anterior, porém apenas os itens da rubrica incialmente escolhida poderão ser selecionados na mesma solicitação.

Para remover algum item da solicitação, é necessário ir no campo "Itens adicionados" e clicar em "Remover":

Em seguida, é necessário preencher "Campos Adicionais" referente a solicitação da compra, como no exemplo abaixo:

Após isso, de forma opcional, é possível enviar os documentos referentes a alguma necessidade em específica da compra, não sendo mais necessário o envio por e-mail. Para isso, clique em "Selecione" no campo "Tipo de Documento" e escolha a opção relacionada ao tipo de documento que será enviado:

Em seguida, clique em "Selecione o Documento" para envia-lo, circulado na figura abaixo:

Para enviar mais documentos é só repetir esse procedimento.

Para remover algum documento da solicitação, é necessário ir no campo "Documentos enviados" e clicar em "Remover":

Por fim, clique no botão "Solicitar", para fazer a solicitação da compra:

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Solicitar Passagem

Para solicitar uma passagem, é necessário preencher o formulário, mostrado nas figuras abaixo:

clique em "Selecione o Beneficiário" e escolha uma pessoa:

Clique em "Tipo de Passagem", e selecione o tipo da passagem:

Para definir um trecho, é necessário informar uma cidade de partida, uma cidade de destino, uma data e um horário para a partida:

Ao clicar na opção "Ida e volta?", será aberta mais uma parte do formulário, onde a cidade de destino informada anteriormente torna-se a de partida e vice-versa. Após isso, é necessário apenas inserir a data e horário de volta:

Para adicionar os trechos como passagens nas compras, clique em "Adicionar":

O campo 2 do formulário, será preenchido com as passagens geradas ao inserir os dados dos trechos. Caso tenha selecionado a opção de "Ida e volta?", será criado duas passagens, senão, apenas uma, como nas figuras abaixo:

Ao clicar "Remover passagem", a passagem será removida do campo 2:

Caso queira adicionar outra passagem apenas repita o procedimento acima novamente.

Ao adicionar todas as passagens, é necessário preencher o campo de "Atividades" e "Observações"(não obrigatório), como no exemplo abaixo, e por fim, clicar em "Solicitar":

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Consultar Solicitações

Para consultar as solicitações é necessário ir para o menu lateral, escolher o tipo da solicitação que deseja consultar e clicar em "Consultar":

A tela será direcionada para uma página onde é possível, filtrar a consulta e ver todas as solicitações, do tipo escolhido, ordenadas por data de Alteração do status da solicitação:

Para realizar uma filtragem na lista, é necessário preencher os campos do filtro de acordo com a necessidade da busca, como no exemplo abaixo. Nenhum dos campos é obrigatório, porém, quanto mais informações forem inseridas, maior será o filtro no momento de exibir a lista. Em seguida, clique em "Filtrar" para aplicar o filtro.

Caso não haja solicitações correspondentes ao filtro, aparecerá uma mensagem de erro na tela:

Caso exista, aparecerá uma lista com as solicitações que estão de acordo com o filtro:

Para retornar à lista completa, basta clicar em "Limpar Filtro"

Na coluna de "Ações", existem algumas operações (disponíveis de acordo com o status da solicitação):

As 3 ações são:

• : detalhar a solicitação (presente para todos os status);
• : editar a solicitação (apenas para solicitações com status de SOLICITADO);
• : cancelar uma solicitação (apenas para solicitações com status de SOLICITADO).

Detalhar a Solicitação

Ao clicar em detalhar, é possível ver todo o formulário preenchido com os dados da solicitação:

Ao final da página, aparcerão dois botões: "Voltar", para retornar à página da lista de solicitações e caso o status da solicitação for SOLICITADO, "Editar", para editar a solicitação (procedimento que irá ser explicado a seguir):

Caso o status não seja "SOLICITADO", aparecerá o botão de "Ver Formulário", ao aciona-lo o download do documento será feito e a tela será encaminhada para um PDF, onde será possível visualizar todos os dados da solicitação, já com a assinatura do coordenador e do analista, como nas figuras abaixo:

Caso não consiga visualizar o documento de imediato, clique aqui e siga os passos presentes nesse tópico.

Editar a Solicitação

Ao clicar em editar, a tela será redirecionada para um formulário, cujo os campos com dados referentes a solicitação serão editáveis:

Por fim, para finalizar o procedimento, clique em "Salvar Alterações":

Ao finalizar, aparecerá na tela uma mensagem de sucesso:

Cancelar Solicitação

A opção de cancelar, estará disponível apenas para as solicitações que estiverem com o status de SOLICITADO. Ao clicar, aparecerá uma mensagem na tela pedindo a confirmação da ação, é necessário clicar em "Confirmar" para finalizar:

Por fim, no canto superior direito da tela, aparecerá uma mensagem de "Sucesso" confirmando a operação:

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Prestação de Contas

A prestação de contas está presente em 3 tipos de solicitações:

• Adiantamento;
• Diárias;
• Passagens.

Status da Prestação de Contas

Existem 7 status possíveis para a prestação de contas:

• AGUARDANDO LIBERAÇÃO DA SOLICITACÃO: esse é o o status assim que é feita a solicitação. Mudará apenas após a liberação do analista;
• PENDENTE: quando o analista libera a solicitação;
• DOCUMENTO ENVIADO: quando o coordenador envia os documentos para serem analisados;
• COMPROVANTE EM ANÁLISE: quando o analista detalha a prestação de contas;
• DEFERIDO: quando o analista aprova a prestação de contas;
• DOCUMENTO REJEITADO: quando o analista rejeita a prestação de contas. A opção de editar ficará disponível nesse status. Assim que houver a edição dos documentos de prestação de contas, o status retorna para DOCUMENTO ENVIADO;
• PRESTACÃO INEXISTENTE: quando a solicitação é cancelada pelo coordenador;

Prestações de Contas em Aberto

Na tela de "Início" do Portal, é possível ver a lista de prestações de contas em aberto do coordenador:

Uma das duas condições a seguir precisam ser verdadeiras para uma prestação de contas ficar em aberto:

• A prestação de contas ser rejeitada pelo analista (status DOCUMENTO REJEITADO);
• Passar os respectivos prazos para prestar conta (status PENDENTE) de cada tipo solicitação:
  • Adiantamento: 30 dias após a liberação da solicitação;
  • Diária: 72 horas após o fim do último dia da diária;
  • Passagem: 72 horas após a partida do último trecho feito pelo beneficiário em questão.
  • OBSERVAÇÃO: caso o início do prazo da solicitação seja um sábado ou em um domingo, o prazo será aumentado em respectivamente 1 ou 2 dias.

Caso ocorra um desses casos, a lista irá atualizar com todas as prestações em aberto:

Enquanto houver 1 ou mais prestações de conta em aberto, não vai ser possível realizar solicitações de adiantamento, diárias e passagens. Ao tentar solicitar, aparecerá uma mensagem de erro na tela:

Para fazer solicitações novamente, é necessário apenas resolver as prestações em aberto.

Para consultar a prestação de contas de alguma solicitação, é necessário ir para o menu lateral, clicar em "Prestação de Contas", escolher o tipo da solicitação que deseja consultar, e clicar em "Consultar":

Ao clicar, a tela será redirecionada à página onde será possível visualizar todas as solicitações do tipo selecionado:

É possível mostar apenas uma certa quantidade por página clicando na opção "Mostrar registros por página" e selecionado o valor desejado:

É possível buscar uma prestação de contas em específico ou um conjunto desejado na opção de "Buscar", onde pode ser escrito alguma das palavras chaves referentes a uma das colunas presentes na tabela de prestação de contas:

Na coluna de "Ações" ha um botão para detalhar a prestação de contas:

Ao clicar, é possível visualizar os dados referente a solicitação da linha selecionada. Dependendo do status que estiver a prestação de contas, é possível realizar diferentes operações.

Prestar Conta de uma Solicitação

Para realizar essa operação, o status da prestação de contas deve ser de PENDENTE. Ao detalhar a solicitação desejada, na tela de "Consultar" - do tipo escolhido - ao final do formulário, haverá um botão de "Prestar Conta", com exceção de "Passagem", que estará exclusivo para cada beneficiário na solicitação:

Ao clicar, dependendo do tipo de solicitação, aparecerão diferentes elementos na tela. No caso de "Adiantamento", é mostrado uma página com um formulário que será necessário ser preenchido com os dados e os documentos necessários:

Com o formulário completamente preenchido, clique em "Prestar Contas":

Ao clicar, surgirá uma mensagem na tela instruindo o envio do documento, como na figura abaixo. Em seguida, clique em "Escolher Arquivo" para selecionar o desejado.

Ao escolher, clique em "Enviar arquivo":

Confirme a operação clicando em "Confirmar":

Uma mensagem de confirmação será exibida na tela:

Ao consultar a prestação de contas, é possível visualizar que os comprovantes foram enviados e visualizar-los:

Caso a prestação de conta seja de "Diárias", aparecerá na tela uma mensagem com orientações para o envio do arquivo. O procedimento será igual ao anterior, onde se dever escolher o arquivo desejado, enviar e confirmar a operação. Ao detalhar a prestação de contas, o registro de comprovantes estará disponível:

No caso de "Passagem", é necessário realizar o procedimento por beneficiário da solicitação, independente do número de trechos:

Ao clicar em "Prestar Contas", aparecerá uma mensagem de orientações para escolher o arquivo, semelhante as anteriores, com a peculiaridade de poder selecionar mais de um arquivo. Para adicionar o documento, após escolhe-lo, clique em "Adicionar item":

Uma lista será montada com todos os documentos enviados. Para remover algum, clique em "Remover":

Ao clicar em "Enviar Arquivo", surgirá uma mensagem na tela pedindo a confirmação da operação:

O status da prestação é individual para cada beneficiário, sendo assim, para poder ver o registro de comprovantes enviados, é necessário detalhar a prestação de contas do beneficiário da solicitação em específico:

Editar Prestação de Contas

Caso o documento seja rejeitado pelo analista, é necessário fazer a edição da prestação de compras para ser enviado novamente. Após clicar em detalhar na prestação desejada, ou em "Consultar" na lista das Prestações de Contas em Aberto, clique em "Editar", no final da página:

Ao clicar, será possível editar o campo "Registro de Comprovantes".

Caso seja uma solicitação de "Adiantamento", será possível deletar ou não o arquivo atual e preencher novamente o formulário adicionando outro documento:

Caso seja uma solicitação de "Diárias", será possível editar o documento atual, ou seja, substituir por outro e enviar o arquivo:

Caso seja uma solicitação de "Passagem", será possível acrescentar ou remover arquivos, circulados em verde e vermelhos respectivamentes. Para finalizar, clique em "Salvar Alterações":

A partir do momento que ocorre a edição, o status da prestação de contas retorna para DOCUMENTO ENVIADO. Nos outros status, só é possível visualizar os dados referente a prestação.

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Protocolo

A área referente a protocolo é utilizada para tramitação de documentos físicos entre os projetos e a Fapex. É possível cadastrar algum documento ou consultar as transmitações internas:

Cadastrar Documento

Para cadastrar, é necessário ir ao menu lateral e clicar em "Cadastrar documento". A tela será encaminhada à página de "Solicitar Tramitação de Documento - Externo". Ao selecionar o projeto e o subprojeto desejado, clique em "Selecionar":

Em seguida, o formulário para o envio do documento será exibido na tela:

Ao clicar no campo "Tipo do documento", selecione o tipo do documento que será cadastrado, dependendo de qual seja escolhido, o formulário apresentará algumas diferenças:

Caso o tipo de documento seja "PESSOAL", surgirão dois campos adicionais: "Assunto", onde será necessário selecionar assunto referente ao documento, e "N° do Documento", que será preenchido automáticamente:

Caso o tipo do documento for "ADMINISTRATIVO" ou "FATURA/NOTA FISCAL", além do do "Assunto" ser selecionado, será necessário informar o "N° do Documento" e preencher "Campos Complementares":

No campo "Tramitação Origem", deverá ser informado os dados da origem do documento que será cadastrado, o endereços disponíveis para selecionar serão os já cadastrados no projeto:

Ao selecionar, os outros campos serão preenchidos automáticamente:

Por fim, preencha o campo "Observações Finais" e clique em "Solicitar":

Consultar Documento

Para consultar, é necessário ir ao menu lateral e clicar em "Consultar documento". A tela será consuzida à página de "Consultar Documento", onde será possível visualizar todos os documentos cadastrado pelo coordenador. Na coluna "Ações" há um botão de detalhar, circulado na imagem abaixo:

Ao clicar, a tela será à página de "Detalhamento do Documento Enviado", onde poderão ser visualizado os dados do documento cadastrado na linha selecionada:

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Relatórios

Em "Relatórios" é possível visualizar todas as movimentações referentes aos projetos do coordenador. Para acessar, é necessário ir ao menu lateral:

Para detalhar as opções presentes clique no tipo de relatório desejado:

Os procedimentos inerentes à cada tipo de relatório serão explicados nas páginas a seguir.

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Relatórios Financeiros

No menu de "Financeiro" é possível selecionar 4 opções de Relatório:

Situacional Consolidado

Ao selecionar essa opção, a tela será redirecionada à página "Relatório Situacional Consolidado do Projeto", onde primeiramente deve ser informado, pelo menos, o projeto desejado e clicar em "Confirmar"(a data de início é automáticamente preenchida ao selecionar o projeto). Caso os outros campos sejam preenchidos, aparecerão informações mais específicas:

Em seguida, todas as informações referentes ao saldo do projeto e de cada rubrica presente nele, da data de início do projeto até a data final selecionada(caso não tenha sido especificada, será até a data última movimentação realizada no projeto), serão exibidas na tela:

Na coluna "Detalhar", presente na tabela das movimentações financeiras, é possível visualizar as movimentações da rubrica selecionada:

A tela é encaminhada à página de "Relatório Analítico por Rubrica". No ícone circulado, é possível detalhar a movimentação selecionada:

Analítico Rubricas

Ao selecionar essa opção, a tela será redirecionada à página "Relatório Analítico por Rubricas", onde primeiramente deve ser informado o projeto e a rubrica desejada, e clicar em "Confirmar"(a data de início é automáticamente preenchida ao selecionar o projeto):

A tela é direcionada à página de "Relatório Analítico por Rubrica", procedimento já explicado anteriormente em "Detalhar" na tela de "Situacional Consolidado".

Analítico Geral

Ao selecionar essa opção, a tela será redirecionada à página "Relatório Analítico Geral por Rubricas", onde primeiramente deve ser informado o projeto desejado e clicar em "Confirmar"(a data de início é automáticamente preenchida):

Será exibida detalhadamente na tela todas as movimentações referentes a cada rubrica presente no projeto, da data de início do projeto até a data final selecionada(caso não tenha sido especificado, será até a data última movimentação realizada no projeto), podendo ser detalhadas ao clicar no ícone verde:

Gerar PDF dos Relatórios

Ao final de cada página, haverá a opção de "Gerar PDF" com todos os dados referentes a consulta realizada:

Ao clicar, aparecerá uma mensagem de confirmação da operação:

Após um tempo, aparecerá a notificação do navegador no canto superior da tela confirmando o download:

Caso não apareça a notificação do navegador, clique aqui e siga os passos presentes nesse tópico.

Tributos

Ao selecionar essa opção, a tela será encaminhada à página "Relatório de Tributos", deve-se preencher todos os campos do formulário e clicar em "Confirmar" (a data de início é automáticamente preenchida ao selecionar o projeto):

Ao clicar, será possível visualizar todos os lançamentos:

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Relatórios Pessoal

No menu de "Pessoal", é possível selecionar 5 opções:

Bolsista Mensal

Ao selecionar esta opção, a tela será direcionada à página de "Relatório Mensal de Bolsistas". Informe o projeto, o subprojeto, o mês e ano que deseja consultar e clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todos os bolsistas que tiveram ligações com o projeto e receberam algum valor no mês selecionado:

Funcionários

Ao selecionar essa opção, a tela será encaminhada à página de "Consulta Relatórios de Funcionários". Informe o projeto, o subprojeto, o mês e ano que deseja consultar e clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todos os funcionários que tiveram ligações com o projeto e receberam algum valor no mês selecionado:

Estágio Mensal

Ao selecionar essa opção, a tela será conduzida à página de "Relatório Mensal de Estágios". Informe o projeto, o subprojeto, o mês e ano o que deseja consultar e clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todos os estágiarios que tiveram ligações com o projeto e receberam algum valor no mês selecionado:

Diárias

Ao selecionar essa opção, a tela será transferida à página de "Relatório Anual de Diárias". Informe o projeto, a data de início e uma data final que deseja consultar e clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todos os lançamentos das diárias que tiveram ligações com o projeto no período selecionado:

Autônomo

Ao selecionar essa opção, a tela exibirá à página de "Relatório Mensal de Autônomos". Informe o projeto, o mês e ano o que deseja consultar e clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todos os autônomos que tiveram ligações com o projeto e receberam algum valor no mês selecionado:

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Relatórios Compra

No menu de "Compra", é possível selecionar apenas uma opção:

Ordem de Fornecimento Pendentes

Ao selecionar esta opção, a tela será encaminhada à página de "Ordens de fornecimento por projeto". Informe o projeto e , caso desejar, o subprojeto, após clique em "Confirmar":

Ao clicar, será possível visualizar os dados referentes a todas as movimentações de fornecimento que possuem ligação com o projeto. Na coluna "Ver itens", há um botão de detalhar, circulado abaixo:

Ao clicar, será aberta uma janela na tela mostrando todas as informações dos itens referentes a movimentação escolhida:

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Problemas ao Visualizar Documentos Baixados

Se o PDF baixado não abrir automáticamente, pode ser por uma questão de configuração do navegador e foge do alcance do sistema.

Para poder visualiza-lo pelo Google Chrome, no canto superior direito da tela, clique em "":

Após isso, clique em "Download":

No Microsoft Edge, no canto superior direito, clique em "...":

Após isso, clique em "Download":

No Firefox , no canto superior direito, clique em "":

Após isso, clique em "Download":

Não conseguindo achar dessa maneira, entre no "Explorador de Arquivos" do seu computador e procure por "Downloads":

Caso não seja encontrado o arquivo, entre em contato com a ASTIN para melhores informações.

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